コワーキングスペースを法人契約する前に知っておくべき注意点について

テレワークのスペースやサテライトオフィスとしてなど、コワーキングスペースを法人で活用するケースが増えています。

低リスク、低コストで利用できるなどメリットがたくさんありますが、法人契約するのであれば、それぞれの事情に合わせて使い勝手や汎用性など事前に確認しておくと安心です。

今回は、「コワーキングスペースを法人契約するときに知っておくべき注意点」についてみていきます。

コワーキングスペースを法人契約するメリット

コワーキングスペースを法人で契約するメリットのひとつは、低料金・低コストでサテライトオフィスとして活用できる点です。

従業員のテレワークスペースとして、通勤に便利な場所や本社から離れた地方などで気軽に設置できます。

コワーキングスペースであれば、新たに事務所を開設するための初期費用や、通信費等のランニングコストは不要。支店としての利用や、一定の期間だけ営業場所に近い地域で契約したいケースの利用もできます。

コワーキングスペースの法人契約は、従業員の働き方に合わせたり、事業拡大の足がかりとしてなど様々な企業ニーズにマッチしています。

コワーキングスペースを法人契約する前に確認すること

コワーキングスペースは、汎用性のあるビジネススペースですが、個々で仕様が異なっています。場所の利便性や利用料だけでなく、「何ができるのか」を見ておく必要があります。

これから法人契約するのであれば、事前に自社のニーズとマッチしているか必ずチェックしましょう。

続いて、法人契約時の確認ポイントをみていきましょう。

セキュリティについて

コワーキングスペースは複数の利用者が出入りしています。仕事上の機密事項の取り扱いや、利用する従業員の安全性確保のために、セキュリティの確認は必須です。

それぞれの事業者が設定する利用方法には法人契約・個人契約のほかに、ドロップインと呼ばれる、時間貸しでスペースを提供しているサービスなどがあります。

セキュリティを重視するのであれば、法人契約や月極契約に特化し、身元確認必須と定めたコワーキングスペースが安心でしょう。

インフラについて

フリーWi－Fiや電源、プリンターなどテレワークに必要なインフラは、基本的にいずれのコワーキングスペースでも備わっています。パソコンなど通常の仕事以外で、電源が必要なケースなどは事前に利用が可能かどうか、尋ねておきましょう。

コワーキングスペースでは、オプションで会議室や住所利用のための郵便受けが使えることがあります。こちらは、数に限りがあったり、そもそも設置していないこともあるので、必要であれば事前に確認ください。

利用制限について

法人契約では、契約によって利用制限人数が定められているケースや、利用時間が限定されていることがあります。

事前に利用者予定数や使い方などを洗い出し、無駄なく無理のなく使えるよう準備しておくとよいでしょう。

サテライトオフィスとして活用する場合の注意

コワーキングスペースをサテライトオフィスとして活用するのであれば、交通費の取り扱いや、勤怠について事前に決めておくのがベター。

サテライトオフィスは非常に便利な反面、本社から離れ目が届かないデメリットがあります。会社とのコミュニケーションロスになりやすい環境であることを理解し、対策をたて準備しておくと安心です。

また、企業として気になる情報漏洩について。従業員には、パソコン・スマートフォンのスリープモード、パスコードの設定や、チャットツール利用時はファイルを暗号化するなど、改めて徹底しておくべきでしょう。

コワーキングスペースは事業拡大やこれから起業する場合にも使える

コワーキングスペースは、既存の企業のサテライトオフィスとしてだけでなく、これから起業しようとする場合の拠点としても利用できます。

コストを抑えて事務所を持ちたい、試しに利用したいときにも便利です。法人登記や住所利用ができるコワーキングスペースであれば、事業拡大に一役買ってくれるでしょう。

まとめ：コワーキングスペースを法人契約する前に知っておくべき注意点について

コワーキングスペースを法人契約する際に、事前に知っておくべき注意点について解説しました。

ビジネススペースとして汎用性のあるコワーキングスペースですが、事業の拠点やサテライトオフィスとして利用するなら、セキュリティ面や使い勝手、従業員の条件について確認しておくと安心です。

船橋のCoWorkは、月額会員制のコワーキングスペース。スマホアプリキーによる安全対策や、24時間利用など安心と使いやすさを追求しています。法人契約はもちろん、法人登記や起業サポートも充実していますので、これから事業拡大を考える場合にもおすすめです。

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